| ARFACTO |
 De standaardaanpak die Arena Consulting gebruikt is ARFACTO. Centraal hierin staat de focus op het uiteindelijke gebruik van de audit en het (geobjectiveerd) vastleggen van feitelijkheden. De methode gaat ervan uit dat over criteria, methode en feiten (facts) na afronding van de audit geen discussie mag bestaan. De discussie zal zich zoveel mogelijk moeten richten op de vraag wat de implicaties zouden kunnen zijn van de resultaten van de audit. In het bijzonder wat betreft de verbeteringen die op basis van de audit zouden kunnen worden doorgevoerd. De ARFACTO-methode staat los van de aard van de criteria die worden gehanteerd of het object van de audit (bijvoorbeeld zowel organisatiestructuur, processen als prestaties kunnen aan een audit worden onderworpen). De ARFACTO-methode gaat uit van zeven stappen:Stap 1: fact-conditions: het vastleggen van de uitgangspunten, doelen (gebruikers!), reikwijdte, normering, aanpak etc. van de audit. Belangrijk aandachtspunt is vooral het waarborgen dat de uiteindelijke gebruikers van de auditresultaten op de juiste punten en op de juiste wijze een audit kunnen verwachten. Stap 2: fact-definition: hierin worden alle facetten – voor zover nog niet gebeurd – die aan de audit moeten worden onderworpen gereconstrueerd: wat is het referentiekader voor de praktijk c.q. wat is de gewenste praktijk? Aan welke eisen zou de organisatie moeten voldoen? Etc. De reconstructie wordt operationeel vertaald, dat wil zeggen omgezet in concrete meetbare checklists of topiclijsten/interviewguides. Stap 3: fact-finding: op basis van de benodigde dataverzamelingsmethoden (documentenanalyse, interviews, waar nodig observatie, groepsdiscussie etc.) wordt de feitelijke situatie in beeld gebracht. Waar nodig is sprake van een multi-level analyse: systeemniveau, organisatieniveau, procesniveau, taakniveau of activiteitniveau. Om de betrouwbaarheid van de gegevensverzameling te waarborgen wordt het principe van triangulatie toegepast (meerdere bronnen, meerdere typen meetinstrumenten). De observaties worden vastgelegd in fact-sheets. Stap 4: fact-interpretation: op basis van de waarnemingen vindt een eerste interpretatie door de auditors plaats. Centrale aandachtspunten zijn daarbij: a) volledigheid van de informatie, b) plausibiliteit/consistentie van de informatie en c) eerste inhoudelijk duiding in het licht van de criteria Stap 5: fact-reflection: op basis van de eerste interpretatie wordt om een reflectie gevraagd van betrokkenen. De reflectie heeft betrekking op: a) verificatie op juistheid, volledigheid etc., b) eventuele verschillen in percepties, c) gewichten: wat zijn meest kritische punten c.q. meest urgente punten volgens betrokkenen en d) oorzaken en motieven voor afwijkingen. De wijze van reflectie zal afhangen van omvang/diepgang van de audit, de eerste interpretatie en de praktische omstandigheden. Stap 6: fact-evaluation: op basis van de reflectie wordt bekeken of aanvullend onderzoek nodig is op onderdelen. Waar nodig wordt dit uitgevoerd of wordt dit geadresseerd voor de nazorg van de audit. De auditors trekken conclusies ten aanzien van de feitelijke situatie versus de normsituatie. Stap 7: fact-counseling: in samenspraak met de opdrachtgever (en eventueel andere stakeholders) wordt bekeken wat op basis van de audit de belangrijkste verbeterpunten zijn en voor wie dit een actiepunt is. De wijze van samenspraak zal afhangen van de omvang/diepgang van de audit, de uitkomsten van de audit en de praktische omstandigheden. |